Kundenservice auslagern – Vorteile, Kosten und Fehler, die du vermeiden musst

Du bist Shop-Betreiber:in und dein Posteingang platzt aus allen Nähten? Dann stellst du dir wahrscheinlich die Frage: „Soll ich den Kundenservice auslagern?“

In diesem Beitrag erfährst du:

• Wann Outsourcing sinnvoll ist
• Welche Kosten auf dich zukommen
• Welche Fehler viele Shop-Betreiber machen
• Und wie du es besser machst

Warum Kundenservice auslagern für viele Online-Shops die beste Lösung ist

Outsourcing war früher nur etwas für große Unternehmen. Heute ist es eine smarte Lösung für wachsende Shops, die skalieren wollen, ohne ihre Zeit im E-Mail-Poswach zu verlieren.

Vorteil 1: Du gewinnst Zeit

Jede Kundenmail, die du selbst beantwortest, kostet dich ca. 3–5 Minuten. Bei 20 Anfragen/Tag sind das 1–2 Stunden täglich, die du nicht in MarkeRng, Einkauf oder Wachstum stecken kannst.

Vorteil 2: Deine Kunden bekommen schnellere Antworten

Ein externes Team ist organisiert – es gibt feste Support-Zeiten, Prozesse und klare
Antwortzeiten.

Ergebnis: Deine Kunden fühlen sich ernst genommen und bleiben loyal.

Vorteil 3: Du musst kein internes Team aufbauen

Mitarbeiter einarbeiten, Prozesse bauen, Vertretungen bei Urlaub – das alles entfällt. Ein guter Dienstleister übernimmt den gesamten Ablauf und funktioniert „out of the box“.

Vorteil 4: Planbare Fixkosten statt Lohnnebenkosten

Du zahlst monatlich einen festen Betrag, statt Stunden zu zählen oder Löhne +
Sozialabgaben zu verwalten. Ideal für Budgetplanung und Wachstum.

Was kostet es, den Kundenservice auszulagern?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark.

Hier ein realistischer Überblick:

• Modell
• Beschreibung
• Preisbereich
• Freelancer (Stundenlohn)
• Selbstständige, häufig flexibel
• 15–30 €/h
• Virtuelle Assistenten
• Günstig, aber oft unzuverlässig
• 800–1.200 €/Monat
• Professioneller Dienstleister
• Fester Preis, hohe Zuverlässigkeit
• 1.400–2.600 €/Monat

Tipp: Achte weniger auf den Preis – und mehr auf Reaktionszeit, Kommunikationsqualität und Verfügbarkeit.

Die 5 häufigsten Fehler beim Auslagern von Kundenservice

Fehler 1: Zu spät auslagern

Viele warten, bis sie komplett überlastet sind. Dann fehlt die Zeit für eine saubere
Übergabe.

Fehler 2: Kein Briefing oder Standards

Ein externer Partner braucht klare Regeln: Ton, Antwortstil, No-Gos.

Fehler 3: Nur billig denken

Wer nur auf den Preis schaut, bekommt häufig unmotivierte oder überforderte Mitarbeiter.

Fehler 4: Alles gleichzeitig abgeben

Starte mit einem Bereich (z. B. E-Mail), bevor du Chat, Social oder komplexe Anfragen übergibst.

Fehler 5: Keine Kontrolle oder Feedback

Auch beim Outsourcing gilt: Qualität wächst mit Rückmeldung. Mach monatliche Feedback-Calls oder E-Mail-Checks.

Wann bist du bereit, auszulagern?

✅ Du hast mehr als 10–20 Anfragen pro Tag
✅ Du willst keine Mitarbeiter einstellen
✅ Du willst planbare Kosten & hohe Qualität
✅ Du bist bereit, kurz einzuarbeiten – und dann loszulassen

Wenn du 2x ✅ gesagt hast, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Fazit

Kundenservice auszulagern, ist kein Risiko – sondern eine strategische Entscheidung. Mit dem richRgen Partner gewinnst du nicht nur Zeit, sondern auch glücklichere Kunden und ein ruhigeres Leben.