Telefonservice für Arztpraxen — damit Ihr Team am Tresen bleibt

In der Sprechstunde konkurrieren zwei Warteschlangen um dieselben Hände: die am Tresen und die in der Leitung. Wir übernehmen die Leitung, damit Ihre Mitarbeiterinnen die Patienten vor sich bedienen können — mit klar gezogenen Grenzen, was am Telefon gesagt wird und was nicht.

Festpreis berechnen lassen

2 von 3Anrufen vor 10 Uhr

Rechenbeispiel: Praxis mit rund 120 Anrufen am Tag

Was wir übernehmen

Terminvergabe, Terminverschiebung und Absagen, Rezept- und Überweisungswünsche als Notiz, Rückrufbitten mit Anliegen und Erreichbarkeit, Auskunft zu Sprechzeiten, Anfahrt und mitzubringenden Unterlagen. Also genau die Vorgänge, die den Großteil des Aufkommens ausmachen und keine fachliche Beurteilung brauchen.

Was wir ausdrücklich nicht tun

Wir geben keine medizinischen Auskünfte, bewerten keine Symptome und sprechen keine Empfehlungen aus. Wir haben keinen Zugriff auf Behandlungsdaten, Befunde oder die Patientenakte. Bei allem, was über Organisation hinausgeht, nehmen wir das Anliegen auf und leiten es nach Ihrem Eskalationsweg weiter. Für Notfälle ist im Leitfaden hinterlegt, dass auf 112 beziehungsweise den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117 verwiesen wird.

Gesundheitsdaten: nur so viel wie nötig

Angaben zur Gesundheit sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Deshalb erfassen wir am Telefon nur das, was für die Terminvergabe erforderlich ist — Terminart, Dringlichkeit nach Ihrer Definition, Name und Rückrufnummer. Freitextangaben von Patienten werden nicht zusätzlich dokumentiert. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Mitarbeiter sind zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Anbindung an Ihre Praxissoftware

Terminbücher mit Browserzugang lassen sich direkt anbinden. Wo das nicht geht, arbeiten wir in einem separaten Terminkalender, den Ihr Team am Tresen sieht — die Vergabe bleibt damit an einer Stelle, ohne dass wir Zugriff auf die Praxisverwaltung brauchen.

Fragen

Was Arztpraxen vor der Zusage fragen

Haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Patientenakten?

Nein. Zugriff besteht ausschließlich auf das Terminbuch, und auch dort nur auf die Felder, die für die Vergabe nötig sind. Befunde, Diagnosen und Behandlungsdokumentation bleiben in Ihrer Praxissoftware und sind für uns nicht einsehbar.

Wie wird zwischen dringend und nicht dringend unterschieden?

Nach Ihrer Vorgabe, nicht nach unserer Einschätzung. In der Einarbeitung legen Sie fest, welche genannten Anliegen als dringend gelten und sofort in die Praxis durchgestellt werden. Alles Übrige wird als Termin oder Rückrufwunsch aufgenommen. Bei Hinweisen auf einen Notfall wird auf 112 beziehungsweise 116 117 verwiesen.

Merken Patienten, dass nicht die Praxis selbst abnimmt?

Wir melden uns mit Ihrem Praxisnamen und arbeiten mit Ihrem Gesprächsleitfaden. Ob Sie darauf hinweisen möchten, dass die Terminannahme extern erfolgt, entscheiden Sie — verpflichtet sind Sie dazu nicht, und beides lässt sich im Leitfaden abbilden.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München