Telefonservice für Kanzleien — erreichbar bleiben, ohne unterbrochen zu werden

Für eine Kanzlei ist jeder Anruf entweder ein mögliches Mandat oder eine Unterbrechung — und man erfährt es erst, wenn man abgehoben hat. Wir nehmen alle an, qualifizieren nach Ihren Kriterien vor und stellen nur durch, was durchgestellt werden soll.

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15Neuanfragen am Tag

Rechenbeispiel: Kanzlei mit vier Berufsträgern, rund 45 Anrufe täglich

Neuanfragen vorqualifiziert statt roh durchgestellt

Wir nehmen auf, worum es geht, in welchem Rechts- oder Fachgebiet, ob Fristen laufen, ob eine Rechtsschutzversicherung besteht und wie der Anrufer erreichbar ist. Anfragen außerhalb Ihrer Fachgebiete werden freundlich abgewiesen. Was übrig bleibt, erreicht Sie als vollständiger Vorgang — nicht als Rückrufzettel mit einer Nummer.

Verschwiegenheit ist der Kern, nicht eine Klausel

Mitarbeiter, die Ihre Leitung besetzen, werden auf die Verschwiegenheit verpflichtet und sind als berufsmäßig tätige Gehilfen im Sinne von § 203 StGB einzuordnen. Am Telefon werden keine Sachverhalte bewertet und keine Auskünfte zu laufenden Mandaten gegeben — auch nicht die Bestätigung, dass jemand Mandant ist. Was gesagt werden darf, steht im Leitfaden.

Fristen berühren wir nicht

Fristnotierung, Fristenkontrolle und alles, was daran hängt, bleibt vollständig in der Kanzlei. Wir nehmen den Hinweis auf, dass eine Frist läuft, und stellen den Vorgang unverzüglich nach Ihrem Eskalationsweg durch. Eine eigene Bewertung, ob etwas eilt, findet nicht statt.

Termine und Mandantenrückfragen

Terminvergabe für Erstberatungen, Verlegungen, Rückrufwünsche, Nachfragen zum Stand — der organisatorische Teil, der die meiste Zeit frisst und die wenigste Fachkunde braucht. Sie bekommen ihn gebündelt statt über den Tag verteilt.

Keine Rechtsberatung, auch nicht nebenbei

Die Auskunft, ob eine Kündigung wirksam ist oder eine Frist noch läuft, wäre eine Rechtsdienstleistung im Sinne von § 2 RDG und darf nur aus der Kanzlei kommen. Am Telefon wird deshalb nichts eingeordnet und nichts eingeschätzt, auch dann nicht, wenn ein Anrufer darauf drängt — und Anrufer drängen darauf. Der Satz, mit dem abgegrenzt wird, steht im Leitfaden und lautet in jedem Gespräch gleich. Aufgenommen wird der Sachverhalt in den Worten des Anrufers; was daraus folgt, entscheiden Sie.

Fragen

Was Kanzleien vor der Zusage fragen

Wie ist die Verschwiegenheit abgesichert?

Über eine schriftliche Verpflichtung jedes eingesetzten Mitarbeiters und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eingesetzt wird ein fester, namentlich benannter Kreis, nicht ein wechselnder Pool. Auf Wunsch legen wir die Verpflichtungserklärungen vor.

Erfahren Anrufer, dass sie nicht mit der Kanzlei sprechen?

Wir melden uns mit Ihrem Kanzleinamen. Ob und wie darauf hingewiesen wird, dass die Anrufannahme extern erfolgt, legen Sie im Leitfaden fest — manche Kanzleien wünschen den Hinweis ausdrücklich, andere nicht.

Können Sie auch die Post- oder E-Mail-Eingänge sichten?

Den E-Mail-Eingang ja, sofern Sie das freigeben: sichten, nach Ihren Kategorien vorsortieren und Standardanliegen nach Ihren Textbausteinen beantworten. Alles, was eine rechtliche Bewertung erfordert, geht unbearbeitet an Sie. Papierpost bearbeiten wir nicht.

Nehmen Sie auch Anrufe von Gerichten und Behörden an?

Ja, mit derselben strukturierten Aufnahme: wer anruft, in welcher Sache, welches Aktenzeichen, was benötigt wird, unter welcher Durchwahl der Rückruf erwartet wird. Auskunft wird keine erteilt — auch nicht die Bestätigung, dass ein Verfahren bei Ihnen geführt wird. Ob solche Anrufe sofort durchgestellt oder als Vorgang notiert werden, legen Sie im Leitfaden fest; die meisten Kanzleien wählen das Durchstellen.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München