Telefonservice für Immobilienmakler — Anfragen sortiert, bevor sie Ihre Zeit kosten

Auf eine gut geschnittene Wohnung in München kommen dreistellige Anfragezahlen, von denen ein kleiner Teil ernsthaft ist. Die Arbeit liegt nicht im Beantworten, sondern im Sortieren — und sie fällt genau dann an, wenn Sie im Termin sind. Wir nehmen Anfragen an, prüfen sie an Ihren Kriterien und vergeben Besichtigungen nur an das, was übrig bleibt.

Festpreis berechnen lassen

120Anfragen im Monat

Rechenbeispiel: vier Objekte im Monat, je 30 Anfragen

Anfragen kommen in Wellen, nicht gleichmäßig

Der Verlauf ist bei jedem Objekt derselbe: In den ersten Stunden nach Anzeigenstart läuft die Leitung heiß, nach zwei Tagen ist es ruhig. Eine Besetzung, die die erste Welle abfängt, ist den Rest des Monats unterbeschäftigt — der Grund, warum in vielen Büros die Anfragen liegen bleiben und abends in einem Schwung abtelefoniert werden. Bei uns wird die Besetzung zum Anzeigenstart erhöht; Sie sagen vorher Bescheid, wann ein Objekt online geht.

Qualifizierung nach Ihren Kriterien

Gewünschter Einzugstermin, Haushaltsgröße, Finanzierungsbestätigung oder Nachweis über das Einkommen, Selbstauskunft vollständig oder nicht: Was abgefragt wird, legen Sie fest, und es wird bei jedem Anrufer gleich abgefragt. Fragen, die im Erstkontakt unzulässig sind — Schwangerschaft, Familienplanung, Religion, Parteizugehörigkeit, Vorstrafen —, stehen nicht auf der Liste und werden auch dann nicht gestellt, wenn ein Auftraggeber es sich wünscht.

Besichtigungen koordinieren

Ob Sammeltermin oder Einzelbesichtigung, wie viele Interessenten je Slot, wie lange vorher zugesagt werden muss: Der Kalender wird nach Ihren Vorgaben gefüllt. Am Vortag geht eine Erinnerung raus, Absagen werden nachbesetzt. Das senkt die Zahl derer, die nicht erscheinen — bei Sammelterminen der Unterschied zwischen einer vollen und einer halbleeren Wohnung.

Was wir nicht tun

Keine Aussage zum Wert oder zur Verhandelbarkeit des Preises, keine Zusage, wer den Zuschlag bekommt, keine Auskunft über andere Interessenten. Auch nicht die beiläufige Einschätzung, ob jemand Chancen hat — die kostet Sie im Zweifel eine Beschwerde nach dem AGG. Aufgenommen wird, was der Anrufer sagt und was Ihre Kriterienliste vorsieht; die Auswahl treffen Sie.

Der Anruf, der kein Interessent ist

Zwischen dreißig Anfragen zu einem Mietobjekt steckt gelegentlich ein Eigentümer, der über einen Verkauf nachdenkt. Das ist der wertvollste Anruf des Tages und der, der in einer vollen Mailbox am ehesten untergeht. Solche Anrufe werden gesondert markiert und gehen nach Ihrer Regel sofort an Sie, statt in der Interessentenliste zu landen.

Fragen

Was Immobilienmakler vor der Zusage fragen

Bekommen Sie Zugriff auf unsere Maklersoftware?

Wenn sie im Browser läuft, in der Regel ja — mit eigenem Konto je Mitarbeiter und Rechten für Interessentenerfassung und Terminvergabe. Zugriff auf Provisionsdaten, Eigentümerverträge oder die Kalkulation ist dafür nicht nötig und wird nicht eingerichtet. Alternativ übergeben wir die qualifizierten Anfragen strukturiert per E-Mail.

Rufen Sie Interessenten auch aktiv zurück?

Ja. Portalanfragen kommen überwiegend schriftlich herein; der Rückruf ist der Schritt, der in der Praxis liegen bleibt. Wir arbeiten die Eingänge in der Reihenfolge ab, die Sie vorgeben, und dokumentieren jeden Versuch. Wer zweimal nicht erreichbar war, bekommt eine Nachricht mit den Besichtigungsterminen.

Wie werden Absagen an Interessenten formuliert?

Nach Ihrem Textbaustein und ohne Begründung im Einzelfall. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern der sichere Weg: Eine ausformulierte Begründung kann als Anknüpfungspunkt für eine Benachteiligungsrüge dienen. Wer nachfragt, bekommt die Auskunft, dass die Entscheidung beim Eigentümer liegt.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München