Telefonservice für Hotels und Pensionen — die Leitung besetzt, auch beim Check-in

Zwischen 15 und 18 Uhr steht die Schlange am Tresen, und genau dann klingelt das Telefon am häufigsten. Wer nicht durchkommt, bucht über ein Portal — mit Provision — oder gar nicht. Wir besetzen die Leitung, damit Ihre Rezeption bei dem Gast bleiben kann, der schon da ist.

Festpreis berechnen lassen

2.700 €Provision im Jahr

Rechenbeispiel: fünf Direktbuchungen im Monat à 300 €, 15 Prozent Portalprovision

Die Rezeption hat zwei Warteschlangen

Am Tresen steht ein Gast, der seinen Schlüssel will, und in der Leitung wartet einer, der buchen möchte. Eine der beiden Schlangen verliert immer, und in der Praxis ist es die am Telefon: Der Gast vor Ihnen sieht, dass er warten muss, der Anrufer legt einfach auf. Wir übernehmen die Leitung in den Stoßzeiten oder durchgehend — je nachdem, wo bei Ihnen die Lücke ist.

Direktbuchung statt Portalbuchung

Jede Buchung über ein Portal kostet Provision, jede telefonische Direktbuchung nicht. Der Unterschied entscheidet sich in den Sekunden, die ein Anrufer bereit ist zu warten. Reserviert wird in Ihrem System, zu Ihren hinterlegten Raten und mit Ihren Stornobedingungen — verhandelt wird am Telefon nichts. Was über die hinterlegten Preise hinausgeht, etwa Gruppen- oder Firmenkonditionen, geht als Anfrage an Sie.

Messe, Wiesn, Feiertage

Wenige Städte haben so ausgeprägte Ausschläge wie München: Oktoberfest, Messezeiten, Fußballspiele, Brückentage. In diesen Wochen vervielfacht sich das Anrufaufkommen, und gleichzeitig ist die Rezeption am stärksten belastet — die beiden Spitzen fallen zusammen, statt sich abzuwechseln. Die Termine tragen wir einmal im Jahr gemeinsam in den Kalender ein und stocken die Besetzung vorher auf. Am vereinbarten Monatspreis ändert das nichts.

Anfragen, die keine Buchung sind

Anfahrt und Parkmöglichkeit, Frühstückszeiten, späte Anreise, Haustiere, Gepäckaufbewahrung, Rechnung nachträglich per E-Mail: Auf jede Buchung kommen mehrere solcher Anrufe, und jeder kostet dieselbe Zeit. Die Antworten stehen einmal im Leitfaden und werden danach am Telefon gegeben, statt jemanden von der Rezeption zu holen.

Nachts und am Wochenende

Kleinere Häuser haben keinen Nachtdienst, und für einen Gast, der um 23 Uhr vor einer verschlossenen Tür steht, ist das der schlechteste denkbare erste Eindruck. Für diese Stunden lässt sich die Notruf-Hotline aufschalten: Sie erklärt den hinterlegten Zugangsweg, gibt den Code oder das Schlüsselfach durch und weckt nur dann jemanden bei Ihnen, wenn es anders nicht geht. Jeder nächtliche Anruf steht am Morgen in Ihrer Übersicht.

Fragen

Was Hotels und Pensionen vor der Zusage fragen

Buchen Sie direkt in unser Hotelprogramm ein?

Wenn es im Browser läuft, ja. Eingerichtet wird pro Person ein Zugang, der Reservierung und Verfügbarkeit sehen darf und sonst nichts — Umsätze, Zahlungsdaten und die Ratenpflege bleiben außen vor. Ohne Zugang übergeben wir die Reservierung strukturiert, und Ihre Rezeption trägt sie ein.

Geben Sie Preise und Rabatte heraus?

Nur die Raten, die Sie hinterlegen. Am Telefon wird nicht verhandelt und kein Nachlass zugesagt, auch nicht bei längeren Aufenthalten — solche Anfragen gehen an Sie. Der Grund ist einfach: Ein zugesagter Preis, den Sie nicht halten wollen, kostet Sie mehr als die Buchung wert ist.

Nehmen Sie auch Stornierungen und Umbuchungen an?

Ja, nach Ihren Stornobedingungen. Aufgenommen wird, was storniert wird, ob Gebühren anfallen und ob ein Ersatztermin gewünscht ist. Kulanzentscheidungen außerhalb Ihrer Bedingungen treffen wir nicht; sie gehen als Vorgang an Sie und werden dem Gast als Rückruf angekündigt.

Was passiert bei einer Überbuchung?

Am Telefon wird nichts zugesagt, was das System nicht hergibt — reserviert wird ausschließlich gegen die tatsächliche Verfügbarkeit. Kommt es dennoch zu einer Überbuchung, greift der Ablauf, den Sie hinterlegen: welches Partnerhaus angefragt wird, wer die Entscheidung trifft und was dem Gast angeboten wird.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München