Telefonservice für Autohäuser und Kfz-Werkstätten

In der Serviceannahme steht der Kunde mit dem Fahrzeugschein in der Hand — und gleichzeitig klingelt das Telefon. Eines von beidem wartet immer. Wir nehmen die Leitung ab, damit Ihre Serviceberater den Kunden vor sich bedienen können.

Festpreis berechnen lassen

3×Aufkommen am Montag

Rechenbeispiel: rund 70 Anrufe täglich, Spitze zu Wochenbeginn

Werkstatttermine mit den richtigen Angaben

Kennzeichen, Fahrzeugmodell, Laufleistung, Anliegen, gewünschter Zeitraum, Ersatzwagen ja oder nein. Wir fragen ab, was Ihre Terminplanung braucht, und tragen direkt in Ihr System ein — mit der Zeitdauer, die Sie für diese Arbeitsart hinterlegt haben. Damit steht der Termin realistisch und nicht nur im Kalender.

Rückfragen zum laufenden Auftrag

„Ist mein Auto fertig?“ ist der häufigste Anruf einer Werkstatt und der, der am meisten unterbricht. Mit Lesezugriff auf den Auftragsstatus beantworten wir ihn direkt. Wo kein Zugriff möglich ist, nehmen wir die Rückfrage auf und Ihre Annahme ruft gebündelt zurück, statt zwanzigmal am Tag unterbrochen zu werden.

Die Montagsspitze

Das Anrufaufkommen einer Werkstatt ist über die Woche extrem ungleich verteilt: Was am Wochenende auffällt, wird montags gemeldet. Eine Besetzung, die montags reicht, ist donnerstags unterbeschäftigt. Bei uns wird die Besetzung dem Wochenverlauf angepasst, ohne dass sich Ihr Festpreis ändert.

Außerhalb der Öffnungszeiten

Pannen, Unfälle und Abschleppfragen kommen nicht zu Öffnungszeiten. Auf Wunsch übernimmt die Notruf-Hotline außerhalb Ihrer Zeiten: Anliegen aufnehmen, nach Ihrer Regel an die Bereitschaft geben oder an den Pannendienst des Herstellers verweisen. Dokumentiert wird jeder Fall.

Was am Telefon nicht entschieden wird

Eine Diagnose aus einem beschriebenen Geräusch, die Zusage einer Kulanz, die Einordnung einer Gewährleistungsfrage: Das sind Entscheidungen Ihres Serviceleiters, nicht der Telefonannahme. Aufgenommen wird die Schilderung des Kunden und die Arbeitsart, die Sie dafür hinterlegt haben — mehr nicht. Wo jemand am Telefon auf eine Zusage drängt, bekommt er einen Rückruftermin statt einer Antwort, die später niemand halten kann. Das kostet ein unangenehmes Gespräch und erspart Ihnen die Diskussion bei der Abholung.

Fragen

Was Autohäuser und Werkstätten vor der Zusage fragen

Können Sie in unser Dealer-Management-System eintragen?

Wenn es einen Browserzugang hat, in der Regel ja — mit einem eigenen Konto pro Mitarbeiter und den Rechten für Terminvergabe und Auftragsstatus. Ist das nicht möglich, arbeiten wir in einem geteilten Terminkalender, den Ihre Serviceannahme einsieht.

Geben Sie Auskunft zu Preisen und Kostenvoranschlägen?

Nur auf Basis der Preise, die Sie hinterlegen — etwa Festpreise für Inspektion, Reifenwechsel oder Klimaservice. Alles Kalkulatorische, insbesondere Kostenvoranschläge nach Diagnose, geht an Ihre Serviceberater. Wir nennen keine Zahlen, die nicht von Ihnen kommen.

Übernehmen Sie auch die Terminerinnerung?

Ja, auf Wunsch als ausgehender Anruf oder als Nachricht — etwa einen Tag vor dem Werkstatttermin. Das senkt die Zahl der nicht wahrgenommenen Termine spürbar und lässt sich mit dem Volumen im Festpreis abbilden.

Was passiert mit Anrufen zum Fahrzeugverkauf?

Die gehen an Ihren Verkauf, nicht in den Service. Aufgenommen wird, um welches Modell es geht, ob eine Probefahrt oder ein Angebot zur Inzahlungnahme gewünscht ist und wann der Anrufer erreichbar ist; der Vorgang liegt danach beim zuständigen Verkäufer. Beratung zu Ausstattung, Preisen oder Lieferzeiten findet am Telefon nicht statt — dafür fehlt uns der Überblick über Ihren Bestand, und ein falscher Liefertermin kostet Sie den Abschluss.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München