Telefonservice für Physiotherapiepraxen — Termine vergeben, während Sie behandeln

Eine Behandlung dauert zwanzig Minuten, und in dieser Zeit nimmt niemand ab. Die Anrufe verteilen sich nicht gleichmäßig über den Tag — sie sammeln sich genau dort, wo alle Hände am Patienten sind. Wir besetzen die Leitung durchgehend, damit aus einem verpassten Anruf kein freier Termin wird.

Festpreis berechnen lassen

3.640 €entgangener Umsatz im Jahr

Rechenbeispiel: zwei nicht nachbesetzte Termine je Woche, 35 € je Behandlung

Der Anruf kommt, während Sie am Patienten sind

Physiotherapie ist ein Beruf mit den Händen: Wer behandelt, kann nicht gleichzeitig telefonieren, und in einer Praxis mit drei Behandlungsräumen sitzt selten jemand dauerhaft am Empfang. Die Folge ist ein Anrufbeantworter, der abends abgehört wird — zu einem Zeitpunkt, an dem der Anrufer längst in einer anderen Praxis einen Termin hat. Wir nehmen die Leitung durchgehend ab, auch in der Mittagspause und zwischen zwei Behandlungen.

Absagen nachbesetzen, bevor der Termin verfällt

Eine Absage zwei Stunden vor dem Termin ist nur dann kein Verlust, wenn jemand sofort die Warteliste durchgeht. Genau das passiert selten, weil in dem Moment behandelt wird. Wir arbeiten die Liste ab, sobald eine Absage eingeht: anrufen, anbieten, eintragen, Ihnen den geänderten Kalender hinterlassen. Wer nicht erreichbar ist, bleibt für den nächsten frei werdenden Platz vorgemerkt.

Verordnung, Zuzahlung, Ausfallhonorar

Ob eine Zuzahlung anfällt, ob eine Befreiung vorliegt, wie lange eine Verordnung bis zum Behandlungsbeginn gültig ist, was bei einer kurzfristigen Absage berechnet wird: organisatorische Fragen mit festen Antworten, die trotzdem jedes Mal jemanden aus der Behandlung holen. Sie hinterlegen die Antworten einmal in der Einarbeitung, danach werden sie am Telefon gegeben — mit dem Hinweis auf Sie, wo ein Einzelfall abweicht.

Was wir nicht beantworten

Keine Einschätzung von Beschwerden, keine Übungsempfehlung, keine Aussage dazu, ob eine Behandlung im konkreten Fall sinnvoll ist. Das ist Ihre fachliche Beurteilung und bleibt es. Auch die verordnete Behandlungsart und -menge wird am Telefon nicht verändert; entsprechende Wünsche werden aufgenommen und Ihnen vorgelegt. Festgehalten wird nur, welche Behandlungsart auf der Verordnung steht und wie lange sie dauert — nicht, warum jemand sie braucht.

Anbindung an Ihre Terminsoftware

Läuft Ihr Terminbuch im Browser, arbeiten wir darin — eigenes Konto je Mitarbeiter, Rechte ausschließlich für den Kalender. Wo das nicht geht, führen wir einen geteilten Kalender, in den Ihr Team jederzeit sieht. Was wir in keinem Fall tun: einen zweiten Kalender daneben führen. Zwei Terminbücher nebeneinander sind der zuverlässigste Weg zur Doppelbelegung, und ausbaden muss die der Patient, der vor verschlossener Tür steht.

Fragen

Was Physiotherapiepraxen vor der Zusage fragen

Können Sie auch Rezepte und Verordnungen entgegennehmen?

Als Notiz ja: dass eine Verordnung vorliegt, über welche Behandlungsart und wie viele Einheiten, und ab wann behandelt werden soll. Die Prüfung, ob die Verordnung formal in Ordnung ist, bleibt in der Praxis — daran hängt Ihre Abrechnung mit der Kasse, und ein übersehener Fehler fällt auf Sie zurück, nicht auf uns.

Wie schnell wird eine Absage nachbesetzt?

Die Warteliste wird abgearbeitet, sobald die Absage eingeht, nicht am Abend gesammelt. Wie viele Patienten dafür angerufen werden und ab welcher Vorlaufzeit sich der Versuch noch lohnt, legen Sie fest — bei einem Termin in zwanzig Minuten ist die Wahrscheinlichkeit gering, bei einem am Folgetag hoch.

Nehmen Sie auch Anfragen zu Selbstzahlerleistungen und Kursen an?

Ja, und in vielen Praxen ist das der lohnendere Teil: Massage, Präventionskurs, Personaltraining, Termine ohne Verordnung. Preise, Kursstart und freie Plätze hinterlegen Sie einmal, danach wird direkt gebucht statt auf einen Rückruf vertröstet. Wo ein Kurs voll ist, wird der Anrufer für den nächsten vorgemerkt.

Kundenservice für andere Betriebsarten

Der vollständige Durchgang — alle Kanäle, der Kostenvergleich zur eigenen Stelle und der Ablauf bis zum Start — steht auf der Übersichtsseite: Kundenservice auslagern in München